Rynek nieruchomości bogaty jest w różnorodne oferty wynajmu biur dla firmy czy osób fizycznych. Niemal w każdym polskim mieście podaż przestrzeni biurowych jest bardzo duża. Klienci oczekują natomiast lokum dostosowanych do potrzeb działalności firmy, dlatego tak często warunkiem ostatecznej decyzji jest lokalizacja nieruchomości, jej standard oraz ewentualne wyposażenie. Podejmując decyzję o wynajęciu biura nie można lekceważyć umowy najmu, a w tym kilku bardzo ważnych aspektów. Jak wybrać odpowiednie biuro dla swojej działalności i nie pożałować? Kilka praktycznych porad zawiera ten tekst.
Aspekty finansowe – czynsz i opłaty dodatkowe
Przestrzeni biurowej na rynku nieruchomości jest coraz więcej. Wymagania klientów i obowiązujące trendy sprawiają, że zarządcy muszą wykazywać się elastycznością. Decydując się na wynajem biura warto pamiętać o fakcie, że sam czynsz nie stanowi jedynego kosztu wynajmu przestrzeni biurowej. W ostateczną sumę wchodzą także koszty eksploatacyjne związane z utrzymaniem budynku, w którym znajduje się wynajmowane biuro, koszty powierzchni wspólnych w danym budynku (schody, piętra itp.) oraz koszty zużycia mediów dla danej wynajmowanej przestrzeni, to jest opłaty za wodę, prąd oraz inne niezbędne udogodnienia, takie jak klimatyzacja czy internet. Żeby uniknąć przykrych niespodzianek dotyczących opłat za wynajem dobrze już na samym początku pozyskać informacje na temat tychże kwot.
Ukryte koszty?
Bardzo często firmy oraz osoby prywatne wynajmujące przestrzeń biurową zostają zaskoczone wysokością czynszu ustalonego za metr kwadratowy powierzchni biura. Ostateczna cena tej podstawowej kwoty wynajmu jest wynikiem wielu składowych. Na wzrost kwoty wpływ ma lokalizacja biura, otoczenie oraz infrastruktura budynku, to jest dostęp do różnego typu usług, jak kawiarnie, restauracje, placówki edukacyjne, rozrywkowe oraz tereny zielone; a także dostęp do komunikacji (transport publiczny). Każdy ten czynnik zwiększa ostateczną kwotę czynszu za metr kwadratowy nawet o kilkadziesiąt procent.
Warunki umowy najmu biura
Decydując się na wynajem biura dobrze jest dużą wagę przyłożyć do umowy najmu. W dokumencie koniecznie zawrzeć trzeba wszystkie kwestie mogące powodować w przyszłości spór pomiędzy stronami, a odnosi się to głównie do spraw finansowych. Dokładne określenie warunków kosztów ponoszonych przez strony umowy to podstawa. Właściciel i najemca muszą precyzyjnie określić ponoszone przez nich zobowiązania finansowe. Zwykle sprawy sporne dotyczą kosztów eksploatacyjnych (media, usługi w budynku, sprawy sprzątania oraz monitoringu). Najemca musi wiedzieć które koszty wliczone są w czynsz, a które musi pokrywać samodzielnie. W umowie zawiera się także sprawę kaucji czy gwarancji bankowej. Każda umowa najmu musi konkretyzować także prawa najemcy odnoszące się do ewentualnych zmian wysokości czynszu oraz warunków jej wypowiedzenia czy zerwania – te sprawy muszą posiadać czas wejścia w życie, który będzie zapewniał komfort stronom. W przypadku braku doświadczenia w tej materii warto skorzystać z takich usług, jak pośrednictwo wynajmu biura, gdzie specjaliści zadbają o prawidłowość umowy oraz wszystkie zapisy gwarantujące jasność, a także minimalizujące powstanie sporów.
Ubezpieczenie nieruchomości na wypadek zdarzeń niepożądanych i awarii
Umowa najmu biura musi określać jeszcze jedna bardzo ważną kwestię, a dotyczy ona ubezpieczenia budynku oraz wynajmowanej przestrzeni. Niezwykle istotne jest, żeby lokal został ubezpieczony od zdarzeń losowych, strat majątkowych oraz na wypadek awarii. W momencie powstania usterki lub zdarzy się jakaś awaria, biuro powinno mieć zapewnioną opiekę odpowiednich służb. Najemca natomiast powinien zadbać o ubezpieczenie majątku ruchomego znajdującego się w biurze. Klarownie opisane sprawy odnoszące się do ubezpieczenia musi zawierać każda umowa najmu biura.
Źródło: NAI Estate Fellows
