O czym piszemy?

Od ponad 50 do 90% firm planuje powroty do biur po wakacjach.

Priorytetem przy powrotach jest bezpieczeństwo i zachowanie ciągłości operacji.

Tzw. biura zapasowe budzą rosnące zainteresowanie najemców.

Emergency office to zjawisko dopasowane do specyfiki modelu flex office.

Biura zapasowe popularne są m.in. wśród firm IT, e-commerce i instytucji finansowych.

Biuro reagujące na kryzys

W ostatnim czasie na znaczeniu przybiera pojęcie elastycznego środowiska pracy. Według badania JLL „When home is the new office” 42% respondentów przed wybuchem COVID-19 albo w ogóle nie korzystało z home office, albo pracowało z domu zaledwie jeden dzień w miesiącu. Tymczasem zyskujący na znaczeniu hybrydowy model wykonywania obowiązków skłania firmy do opracowania nowych schematów działania. Jednym z kluczowych czynników jest przewidywanie zagrożeń i posiadanie gotowego do bezzwłocznego wdrożenia scenariusza działania.

W przypadku pojawienia się ogniska koronawirusa w firmie lub innego zdarzenia losowego jak pożar, zalanie bądź awaria zasilania fundamentalna jest możliwość szybkiej relokacji do zapasowych biur. Takie biuro powinno gwarantować natychmiastowy dostęp do sprzętu, infrastruktury IT oraz linii telefonicznej. Operatorzy elastycznych powierzchni serwisowanych zauważają coraz większe zainteresowanie tą formą usług. Jak zauważa Piotr Augustyn, Współwłaściciel Chillispaces.com - jednej z czołowych sieci flex office w Polsce - firma dostaje coraz więcej zapytań dotyczących możliwości wynajmu "zapasowych" przestrzeni od firm przed pandemią skupiających się na tradycyjnym wynajmie biur. 

Ostatnie miesiące były sprawdzianem dla przedsiębiorstw. Kryzys zweryfikował przygotowanie technologiczne wielu podmiotów i zaburzył procesy biznesowe. Dziś zachowanie ciągłości działań jest kluczowe, nikt nie chce powtórzyć scenariusza z marca. Jednym ze sposobów na to jest zadbanie o zastępczą przestrzeń do pracy, dostępną w ciągu zaledwie kilku godzin. Model emergency office zyskuje na popularności między innymi wśród firm IT i instytucji świadczących usługi finansowe, a także branży e-commerce. Jego bezwzględną zaletą jest możliwość przeniesienia strategicznych pracowników do innego biura oferującego kompletne zaplecze infrastrukturalne i teleinformatyczne

– mówi Piotr Augustyn, Współwłaściciel Chillispaces.com i Rise.pl.

Zwinniejszy model zyskuje na znaczeniu

Możliwość zachowania zwinności w przydzielaniu powierzchni biurowej i doborze warunków najmu do faktycznych oczekiwań najemców charakteryzuje rynek flex office. Pandemia przyspiesza rozwój tego atrakcyjnego modelu najmu, dynamicznie rosnącego od kilku lat. Według raportu firmy JLL, w latach 2014-2019 rynek flex office na świecie urósł o 25%. Jak dodają badacze, elastyczne modele najmu mają do 2030 roku objąć aż 30% przestrzeni biurowej na świecie. To właśnie w przestrzeniach flex office tego typu firmy najczęściej szukają zapasowych biur. Emergency office stanowią zazwyczaj wydzielone przestrzenie w obiektach serwisowanych, spełniające wszelkie normy bezpieczeństwa. Oferują także całodobową obsługę operatorską. Dzięki temu firmy równolegle i bez zakłóceń mogą prowadzić działania biznesowe i usuwać skutki katastrof.

Należy pamiętać, że w przeszłości mieliśmy do czynienia z różnego rodzaju kryzysami, zapewne czekają nas także kolejne nieoczekiwane wyzwania. To, w jaki sposób stawimy im czoła przełoży się na kondycję biznesu w ujęciu długoterminowym. Usługa biura zapasowego daje bufor bezpieczeństwa, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Klient nie płaci za utrzymanie własnej przestrzeni emergency office, specjalistów z zakresu IT czy sprzęt komputerowy. Co więcej, ten rodzaj oferty dostępny jest w opcji „na żądanie” i zapewnia wsparcie office managera, stabilne łącze internetowe oraz helpdesk IT. Tym samym pozwala wznowić działalność firmy w ciągu kilku godzin i uniknąć szkód zarówno finansowych, jak i wizerunkowych

– wyjaśnia Robert Jarząbek, Współwłaściciel Chillispaces.com i Rise.pl.

Powrót do nowej rzeczywistości

Rozwój sektora emergency office wiąże się także z pojęciem odpowiedzialności. Według analizy Deloitte „Workforce Strategies for Post-COVID Recovery” w wyniku pandemii COVID-19 aż 2,7 miliarda ludzi, czyli ponad czterech na pięciu pracowników na świecie, zostało dotkniętych lockdownem i zamknięciem w domu. Część z nich właśnie wraca do biur. Patrząc na polskie warunki, 32% przedsiębiorstw powróciło do stacjonarnego trybu pracy, a następne 26% planuje ten krok w ciągu najbliższych trzech miesięcy – wynika z ankiety przeprowadzonej przez Hays Poland. Jeszcze odważniejsze prognozy przedstawiły Grafton Recruitment i CBRE - według ich analizy przynajmniej częściowy powrót do biur po wakacjach zapowiadało w sierpniu 9 na 10 firm. Włączenie lokalizacji zapasowych do strategii firmy z jednej strony pozwala na utrzymanie w gotowości wydzielonej przestrzeni biurowej, z drugiej umożliwia pracownikom bezpieczne wykonywanie obowiązków, pomimo wystąpienia sytuacji kryzysowej.

Nowa mocna marka na rynku flex

Rosnąca rola elastycznych biur jest widoczna także po rosnącej liczbie dostępnych atrakcyjnych przestrzeni do wynajmu. W sierpniu br. rozpoczęcie działalności zapowiedziało Chillispaces.com - nowa marka stworzona przez Rise.pl, jednego z liderów rynku flex office w Polsce. uż na przełomie 2020/2021 dysponować będzie ona portfolio 11 lokalizacji w pięciu miastach Polski o łącznej powierzchni ponad 24 000 mkw. Obecnie firma oferuje klientom siedem nowocześnie zaarażnowanych, elastycznych biur w Krakowie. Po uruchomieniu planowanych lokalizacji przestrzeń biur oferowanych przez firmę wzrośnie o około 70%

Źródło – Linklidears Poland