To nie jest problem specyficzny dla zarządzania nieruchomościami, jest to ogólny problem z zarządzaniem danymi.
Istnieją trzy praktyki, których możesz użyć, aby poprawić jakość danych o swojej nieruchomości w oparciu o cztery filary zarządzania informacjami: ludzie, proces, technologia i zawartość.
Utwórz proces obsługi danych właściwości
Zaangażuj swój zespół
Regularnie oceniaj jakość danych
Ale co to oznacza w praktyce? Przyjrzyjmy się bliżej.
1. Utwórz proces obsługi danych dotyczących nieruchomości
Sposób rejestrowania i przechowywania danych jest często jedną z głównych przyczyn problemów z danymi. Jest to powszechne w zarządzaniu aktywami, ponieważ dane dotyczące nieruchomości są tradycyjnie gromadzone z wielu źródeł, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
Wprowadzenie ustrukturyzowanej metody biznesowej z konwencjami i przepisami kierującymi procesem konserwacji danych jest łatwym rozwiązaniem. Na tym etapie odpowiedz na następujące kluczowe pytania:
Jakie są podstawowe dane dotyczące Twoich praktyk?
Jak poprawnie wprowadzić informacje w każdym polu danych?
Jak często należy aktualizować dane dotyczące nieruchomości?
Kto jest odpowiedzialny za utrzymanie każdego zestawu danych?
W jaki sposób będziemy przeglądać jakość danych i sprawdzać, czy dane nie zawierają błędów?
Przyjrzyjmy się przykładowi, w jaki sposób możesz śledzić swoje podstawowe dane dotyczące nieruchomości. Zadaj sobie pytanie: czy masz plan weryfikacji stóp kwadratowych wszystkich nieruchomości? Czy istnieje konwencja dotycząca sposobu rejestrowania adresów nieruchomości (aby uniknąć różnic, takich jak Hämeentie 10 A, 00101 Helsinki, Finlandia lub Hämeentie 10 A, Helsinki 00101, Finlandia)? Chociaż wytyczne dotyczące takich praktyk mogą wydawać się nieistotne, określają one łącznie kształt danych dotyczących nieruchomości.
2. Zaangażuj swój zespół
Nawet najbardziej bezbłędna procedura jest bezużyteczna, chyba że zostanie zastosowana w praktyce.
Dlatego ważne jest, aby informować zespół o standardach zarządzania danymi i wspierać ich w ich stosowaniu. Pamiętaj, aby pomyśleć o wszystkich zaangażowanych w zarządzanie Twoim aktywem, w tym o personelu zewnętrznym.
Aby zaangażować swój zespół, rozważ zaoferowanie:
Szkolenie z procesu i standardów wprowadzania danych
Nagroda dla członków zespołu, którzy mają wysokiej jakości dane
Systematyczne szkolenia to świetny sposób, aby Twoje działania były bardziej spójne. Koordynacja szkoleń dla wszystkich osób zaangażowanych w cały Twój portfel w tym samym czasie może być trudna. Rozważ podejście krok po kroku, takie jak rozpoczęcie od zarządców obiektu i przejście do menedżerów dzierżawionych, zarządzających ryzykiem i tak dalej.
Poświęć trochę czasu, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją i potrafią dokładnie wdrażać konwencje.
Aby proces był trwały w dłuższej perspektywie, do najlepszych praktyk należy zachęcać poprzez uznanie i nagrody. Nie wstydź się chwalić i nagradzać zarządców nieruchomości za ich wysiłki związane z zarządzaniem danymi!
3. Regularnie oceniaj jakość danych dotyczących nieruchomości
Nawet jeśli masz proces, który Twój zespół przestrzega co do joty, problemy z danymi mogą wynikać z błędu ludzkiego.
Niektóre błędy są oczywiste, podczas gdy inne giną w mgle informacji. W rezultacie wymagane jest regularne monitorowanie bazy danych, aby zapewnić spójne, wysokiej jakości dane.
Posiadanie zdefiniowanej metody oceny jakości danych spowoduje znaczną poprawę ogólnego stanu danych, niezależnie od tego, czy masz proste przechowywanie dokumentów, czy zaawansowane systemy zarządzania nieruchomościami.
Jest to szczególnie prawdziwe, gdy mamy do czynienia z wieloma źródłami informacji, co wymaga wzajemnych odniesień między nimi.
Ocena danych może odbywać się według z góry określonego harmonogramu lub losowo.
Ze względu na zakres pracy i potrzebę dokładnego zrozumienia struktury danych Twojej nieruchomości, regularne śledzenie i korygowanie danych przez specjalistę ds. Danych lub zaangażowanego członka zespołu jest znacznie skuteczniejsze niż przeprowadzanie przeglądów półrocznych lub rocznych.
Zarządzanie danymi to inwestycja, która opłaca się w krótkim i długim okresie dla każdej firmy. Dobrze utrzymane dane o nieruchomościach pomagają w zarządzaniu aktywami, zapewniając aktualność i eliminując ukryte ryzyko z portfela.
