Jednym z najważniejszych czynników jest ergonomia, czyli nauka o dopasowaniu warunków pracy do możliwości i potrzeb ludzi. Ergonomiczny układ biura zapewnia pracownikom odpowiednie meble, sprzęt i oświetlenie, które minimalizują ryzyko urazów i zmęczenia. Przykładowo, ergonomiczne krzesła biurowe powinny mieć regulowaną wysokość, oparcie i podłokietniki, aby zapewnić właściwe ustawienie kręgosłupa i zapobiec bólom pleców. Ergonomiczne monitory komputerowe powinny być ustawione na odpowiedniej wysokości i odległości od oczu, aby zapobiec nadmiernemu wysiłkowi wzroku. Ergonomiczne klawiatury i myszki powinny być tak dobrane, aby zapewnić naturalną pozycję nadgarstków i dłoni, oraz uniknąć zespołu cieśni nadgarstka.
Kolejnym ważnym czynnikiem jest akustyka, czyli nauka o dźwięku i jego wpływie na ludzi. Akustyka ma duże znaczenie dla układu biura, ponieważ wpływa na poziom hałasu i prywatność słowną pracowników. Zbyt wysoki poziom hałasu może być nie tylko uciążliwy, ale także szkodliwy dla zdrowia i koncentracji pracowników. Zbyt niski poziom hałasu może być również niekorzystny, ponieważ może zwiększać poczucie izolacji i stresu. Dlatego ważne jest, aby zapewnić odpowiedni balans między ciszą a szumem w biurze. Niektóre sposoby na poprawę akustyki biura to: stosowanie materiałów pochłaniających dźwięk na ścianach, sufitach i podłogach; tworzenie stref cichych i głośnych w zależności od rodzaju pracy; wykorzystywanie słuchawek lub budek telefonicznych do prowadzenia rozmów prywatnych lub poufnych; stosowanie maszyn generujących biały szum lub muzyki relaksacyjnej do maskowania niepożądanych dźwięków.
Innym istotnym czynnikiem jest przestrzeń osobista, czyli odległość między pracownikami i ich otoczeniem. Przestrzeń osobista ma wpływ na poczucie komfortu i autonomii pracowników, a także na ich interakcje społeczne. Zbyt mała przestrzeń osobista może prowadzić do konfliktów, agresji i obniżenia morale. Zbyt duża przestrzeń osobista może hamować komunikację i współpracę. Dlatego ważne jest, aby dostosować przestrzeń osobistą do potrzeb i preferencji pracowników. Niektóre sposoby na optymalizację przestrzeni osobistej to: stosowanie różnych typów biurek (np. indywidualnych, grupowych, ruchomych); tworzenie stref prywatnych i wspólnych w zależności od celu i charakteru pracy; zapewnianie możliwości regulacji przestrzeni osobistej przez pracowników (np. poprzez rolety, parawany, rośliny); zachęcanie do szacunku i tolerancji wobec przestrzeni osobistej innych.
Układ biura ma istotny wpływ na zdrowie i produktywność pracowników, dlatego warto poświęcić mu uwagę i troskę. Ergonomia, akustyka i przestrzeń osobista to tylko niektóre z wielu czynników, które należy wziąć pod uwagę przy projektowaniu lub zmianie układu biura. Odpowiedni układ biura może poprawić komfort, bezpieczeństwo, komunikację i współpracę pracowników, a tym samym zwiększyć ich satysfakcję i efektywność.
