Nim rozpoczniesz przeszukiwanie rynku bardzo ważne jest zastanowienie się, jak dużo powierzchni potrzebujesz. Trzeba więc wziąć pod uwagę prognozy związane z liczbą zatrudnianych w ciągu najbliższych lat osób (wzrosty lub spadki zatrudnienia) a także oszacować miesięczny budżet, jaki będzie do dyspozycji. Opłaty, które za wynajęcie powierzchni biurowych będziesz ponosił to opłaty za wynajęcie powierzchni liczone od metra kwadratowego (czynsz) oraz opłaty eksploatacyjne (service charge).
Jednym z głównych determinantów wpływających na cenę wynajmu powierzchni biurowych jest ich jakość. Wyróżniamy budynki biurowe:
- klasy A odpowiednie dla firm, którym zależy na najwyższej jakości powierzchniach biurowych i które wynajmują biura w takich budynkach w celu podkreślenia swojej wysokiej pozycji na rynku,
- klasy B, których charakterystyka techniczna różni się nieco od klasy A. Często są to starsze budynki biurowe, które wcześniej kwalifikowały się do klasy A jednak upływ lat sprawił, że nie spełniają on już najwyższych standardów lub są to budynki, które celowo zostały wzniesione w nieco niższym standardzie i przeznaczone są dla firm, którym nie zależy na ekspozycji, czy na najwyższej jakości powierzchniach i wysokiej klasy materiałach wykończeniowych.
Starsze budynki biurowe, które nie spełniają nowoczesnych standardów, nie klasyfikują się do żadnych z powyższych kategorii.
Lokalizacja budynku to kolejny czynnik warunkujący koszt jego wynajmu. Rozpatrując wybór lokalizacji pod uwagę należy wziąć między innymi: wygodę dojazdu do budynku zarówno środkami komunikacji miejskiej, jak i samochodem. Istotne są również wymagania biznesowe - jak często wymagane są podróże pociągiem lub/i samolotem? Być może warto z ich powodu zlokalizować biuro w budynkach mieszczących się w niedaleko od dworca lub/i lotniska lub też dobrze z nimi skomunikowanymi.
Truizmem jest oczywiście stwierdzenie, że najdroższe powierzchnie biurowe mieszczą się w ścisłych centrach miast w najwyższej jakości biurowcach. Powierzchnie w takich budynkach przyciągają najczęściej duże międzynarodowe korporacje, firmy prawnicze, firmy doradztwa finansowego czy też inne podmioty, dla których adres w ścisłym centrum miasta ma wymiar prestiżowy ze względu na obsługiwanych klientów, a przez to posiada uzasadnienie ekonomiczne. Takimi biurowcami w Warszawie są np. wysokiej jakości budynki zlokalizowane w bliskiej odległości od Ronda ONZ.
Firmy, które poszukują wysokiej jakości, efektywnych, dobrze zlokalizowanych powierzchni biurowych, które będą również wygodne dla pracowników ze względu na łatwy dojazd, mogą wynająć biuro w nowoczesnych budynkach klasy A zlokalizowanych poza ścisłym centrum miasta lecz w niewielkiej od niego odległości (np. umożliwiającej dojazd komunikacją miejską z centrum miasta w ciągu 15 minut). Przykładem takiego budynku w Warszawie może być Grójecka Offices, który mieści się w dzielnicy Ochota i oferuje najwyższą, porównywalną z budynkami zlokalizowanymi w ścisłym centrum biznesowym miasta, jakość powierzchni biurowych, jednocześnie w znacznie niższej cenie.
Tego typu obiekty to wyjątkowe miejsca na warszawskiej mapie budynków biurowych, które oferują identyczny standard (klasa A) powierzchni biurowych, jak biurowce w ścisłym centrum miasta, a jedyną różnicą jest lokalizacja. Dla firm, które z przyczyn biznesowych nie potrzebują prestiżowego adresu w ścisłym centrum stolicy, są one idealnym rozwiązaniem. Oferują najwyższą jakość, którą docenią pracownicy, a jednocześnie charakteryzuje je wygodna lokalizacja i efektywna cena.
Decydując się na powierzchnie biurowe musimy wziąć pod uwagę szereg czynników, które wpływają na końcowy sukces (efektywne działanie naszej firmy), a także możliwe zmiany warunków społecznych, ekonomicznych, czy technologicznych, w których funkcjonuje nasza organizacja. Wynajęcie efektywnej pod względem jakościowym i finansowym powierzchni biurowej znacząco wpływa na wyniki biznesu, jest więc jedną z najważniejszych strategicznych decyzji, które podejmują zarządy firm.
