Rynek nowoczesnej powierzchni biurowej w stolicy zmienia się w bardzo dynamicznym tempie. Jeszcze nigdy w budowie nie było aż tylu, tak ciekawych budynków, z czego większość metrów kwadratowych powstaje w wieżowcach. Nadchodząca podaż wzbudza wielkie emocje nie tylko wśród najemców, czy mieszkańców Warszawy, ale również właścicieli już istniejących budynków. Wystarczy powiedzieć, że w budowie znajduje się obecnie ponad 750 tys. mkw., a kolejne 300 tys. mkw. jest na zaawansowanym etapie planowania. Ukończenie wszystkich tych projektów spowoduje więc wzrost zasobów o ok. 20% w stosunku do obecnych 5,48 mln mkw.

Kuszą, chociaż nie są tanie

Nowe budynki to duża konkurencja dla już istniejących. Do ich budowy użyto najnowszych technologii, są ekologiczne i ekonomiczne w eksploatacji. Deweloperzy prześcigają się w propozycjach ciekawych usług dodatkowych, które w przyszłości mają zachęcić pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że w ostatnich dwóch latach bardzo wzrosły ceny gruntów i generalnego wykonawstwa – co może wpłynąć na wyższe czynsze w powstających budynkach. Niemniej zainteresowanie jest naprawdę duże, a właściciele starszych biurowców czują oddech konkurencji na plecach, dlatego część z nich postanowiła przyspieszyć renegocjacje.

Standardowo umowy na rynku biurowym podpisywane są na pięć lat, a dobra praktyka wskazuje, żeby najemcy, którzy chcą pozostać w budynku, rozpoczęli rozmowy z właścicielem 1-1,5 roku przed zakończeniem umowy. W ostatnim czasie zdarza się jednak, że wynajmujący już w połowie okresu najmu, proponują, żeby strony ponownie zasiadły do stołu.

Dla mnie dłuższa umowa, dla ciebie: oszczędności

Renegocjując umowę, wynajmujący chcą zabezpieczyć swoje przychody na jak najdłuższy okres. Dlatego im dłuższa umowa, tym więcej najemcy udaje się uzyskać. To jedna z podstawowych różnic między negocjowaniem pierwszego kontraktu, a jego przedłużeniem. Tutaj strony zdążyły się poznać, a jeśli najemca regularnie płaci ustalony czynsz – dla właściciela biura jest stabilnym i wiarygodnym partnerem. Nowego klienta zawsze trzeba będzie zweryfikować. Najczęściej spotykamy się z przedłużeniem umów na kolejne trzy – pięć lat, czasami siedem. Zdarzają się i umowy kilkunastoletnie, ale są to raczej perełki, niż norma.

Podpisując kolejny kontrakt, najemca oczekuje konkretnych korzyści. Obniżka czynszu bazowego nie jest jedyną, ani nawet największą oszczędnością. Korzystając ze wsparcia doświadczonego doradcy, możemy zmniejszyć koszty związane z najmem o 25 proc. i więcej, w porównaniu do sytuacji wyjściowej, czyli pierwszego kontraktu. Największą wartość, w przeliczeniu na euro, dają zwykle zwolnienie z czynszu (tzw. wakacje czynszowe) oraz kontrybucja finansowa na aranżację powierzchni lub wypłata ekwiwalentu w gotówce.

Dać sobie czas

Mimo większej aktywności wynajmujących, praktyką rynkową pozostaje fakt, że najczęściej to najemca sygnalizuje swoją chęć pozostania w budynku. Największym błędem, który może wtedy popełnić, jest zwlekanie z zakomunikowaniem tego właścicielowi. Późne rozpoczęcie renegocjacji zawsze osłabia pozycję najemcy. Jeśli do zakończenia umowy zostało np. pół roku, to wynajmujący doskonale wie, że musimy się porozumieć i zostać w budynku, ponieważ w tym czasie nie jesteśmy w stanie wynająć i wykończyć nowej powierzchni. Taki proces trwa około roku, z czego od czterech do sześciu miesięcy potrzebujemy na samo wykończenie biura i dostosowanie go do wymagań firmy. Dlatego naszym klientom zawsze doradzamy, żeby renegocjacje rozpocząć odpowiednio wcześniej, a cały proces prowadzimy dwutorowo – równolegle sprawdzając alternatywne opcje na rynku. Znając wszystkie możliwości, to najemca ostatecznie zdecyduje – zostaje w budynku czy z niego wychodzi. Jest to również wyraźna informacja dla wynajmującego, że najemca jest klientem dla całego rynku, a nie jednego biurowca.

Nowe otwarcie

Renegocjacje to zawsze moment ponownego otwarcia umowy najmu i rozpoczęcia dyskusji. Jesteśmy bogatsi o doświadczenie funkcjonowania w budynku i potrafimy już przeanalizować, co nam tu doskwiera i co chcemy zmienić. Podczas rozmów możemy poprosić o dopisanie albo usunięcie pewnych zapisów, żeby lepiej zadbać o nasze interesy. Dobrze jest również zastanowić się nad potrzebami firmy w przyszłości i również zabezpieczyć je w kontrakcie najmu.

Źródło: Cresa