Przyszłość Biur Serwisowanych: Trendy, Współpraca i Wellbeing

KF: Zacznijmy od przedstawienia najnowszych trendów w zakresie biur serwisowanych. Jakie zmiany obserwujemy w tym segmencie i jak wpływają one na rynek nieruchomości komercyjnych?

YB: W ostatnim roku obserwujemy znaczący wzrost liczby nowych marek biur serwisowanych. Najwięksi gracze na rynku również intensywnie się rozwijają, otwierając coraz więcej lokalizacji. Konkurencja jest duża, a każde biuro serwisowane stara się wprowadzić coś unikatowego, co odróżnia je od innych.

Największym obecnie trendem jest 'wellbeing pracowniczy', który przyciąga pracowników do biura, oferując im coś więcej niż tylko miejsce do pracy. To podejście zmienia biura serwisowane w przestrzenie, które pracownicy chcą odwiedzać, a nie tylko muszą.

Standardowe biura z playroomami, gdzie znajdują się PlayStation czy piłkarzyki, ewoluują, tworząc na przykład siłownie czy sale do jogi. Te nowe kierunki mają na celu nie tylko przyciągnięcie najemców, ale także podniesienie wartości biur poprzez wprowadzenie ciekawych i innowacyjnych rozwiązań.

Duże korporacje już od dawna stosują systemy wellbeingowe, aby zachęcić pracowników do powrotu do pracy w biurze. Można czerpać inspiracje z ich doświadczeń, obserwując, jak wdrażają te systemy w praktyce.

Po pandemii COVID-19 nastąpiły znaczące zmiany w podejściu pracowników do miejsca pracy. Obecnie to często pracownik decyduje o wyborze biura, co stanowi zmianę w porównaniu do przeszłości, kiedy to prezesi wybierali lokalizacje blisko swoich domów. Teraz pracownicy mają większy wpływ na to, gdzie chcą pracować, co podkreśla potrzebę dostosowywania biur do ich preferencji, a nie tylko do wymagań zarządu.

Wiele powierzchni biurowych, zaprojektowanych niespełna 5 czy 10 lat temu, wymaga obecnie nowych pomysłów i adaptacji. Firmy, które nie zastanawiają się nad tym teraz, będą musiały to zrobić w najbliższej przyszłości, aby przyciągnąć klientów zainteresowanych wynajmem przestrzeni zaprojektowanej z myślą o nowych trendach. Nie można czekać – my również staramy się śledzić obecne trendy i sukcesywnie wdrażać je w naszych biurach.

Widzimy, że te zmiany mają duży wpływ na decyzje o wyborze naszych powierzchni, co potwierdza, że śledzenie i adaptacja do nowych trendów jest kluczowa dla sukcesu na rynku nieruchomości komercyjnych.

KF. Czy poza Welbingiem zauważasz jeszcze jakieś inne trendy?

YB:Jeśli mówimy o trendach, to nie mogę pominąć wartości jaką wnosi nasz zespół Customer Care. Nasza obsługa klienta wychodzi poza standardy – nie ograniczamy się tylko do podstawowej obsługi recepcyjnej – teraz oferujemy pełen zakres usług również usługi typu concierge Chcemy, aby nasi klienci mogli skupić się na swoim biznesie, podczas gdy my zajmujemy się resztą.

Nasi klienci często nie zatrudniają office managerów czy recepcjonistów, ponieważ nasze usługi eliminują tę potrzebę. Oferujemy kompleksową obsługę, która pozwala im działać bez ograniczeń i bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów.

K.F. Czy mógłbyś podzielić się swoimi doświadczeniami dotyczącymi współpracy z właścicielami nieruchomości oraz wskazać kluczowe elementy umów zarządzania z LL?

YB: Oczywiście, współpraca z właścicielami nieruchomości znacząco się zmieniła, szczególnie po pandemii COVID-19. Właściciele stali się bardziej elastyczni, co jest zauważalną zmianą w porównaniu do okresu przed pandemią. W przeszłości byliśmy postrzegani wyłącznie jako najemcy, którzy wynajmują przestrzeń i płacą czynsz. Obecnie, właściciele nieruchomości zaczęli nas traktować jako partnerów, co jest korzystne dla obu stron. Biuro serwisowane w budynku pozwala przyciągnąć nowych klientów, również takich, którzy z czasem stają się kluczowymi najemcami. W praktyce wiele razy zdarzyło się, że klienci, którzy zaczynali z nami, rozrastali się i przechodzili bezpośrednio pod skrzydła właściciela budynku. To pokazuje, że nasza działalność może służyć jako inkubator dla firm.

Nasza współpraca z właścicielami nieruchomości ewoluowała do poziomu, gdzie jesteśmy już nie tylko najemcami, ale partnerami angażującymi się w rozwój całego budynku. Dzielimy się naszymi spostrzeżeniami i sugestiami, które mogą przyczynić się do poprawy wspólnych przestrzeni i zwiększenia atrakcyjności nieruchomości dla potencjalnych najemców.

KF: Jak w praktyce wygląda taka współpraca z właścicielami nieruchomości?

YB: Nasze podejście do współpracy z właścicielami opiera się na otwartym dialogu i proponowaniu innowacyjnych rozwiązań, które przynoszą korzyści obu stronom.

Dążymy do tego, aby nie tylko rozmawiać o aspektach finansowych, ale także o sposobach na podniesienie standardu całego obiektu.

Budowanie relacji często wymaga wieloletnich negocjacji. Mamy przypadki, gdzie po kilku latach dyskusji, właściciel sam zgłasza się z gotowością do wdrożenia wcześniej omawianych inicjatyw, zwłaszcza gdy zauważa, że konkurencja już realizuje podobne projekty i przyciąga klientów. W takich sytuacjach, wspólnie dążymy do podniesienia standardu budynku.

Zdecydowaliśmy się odejść od tradycyjnych umów najmu na rzecz umów typu management Taka forma pozwala nam na pełniejsze wykorzystanie naszego potencjału, wiedzy i know-how.

Model management opiera się na współpracy – wspólnie wyznaczamy cele biznesowe co skutkuje znacznie lepszymi wynikami.

Kluczowym aspektem, który interesuje właścicieli nieruchomości w kontekście współpracy biznesowej, jest niewątpliwie transparentność. Właściciel ma dostęp do platformy gdzie na bieżąco może śledzić wyniki finansowe. Kolejnym aspektem jest elastyczność i indywidualne podejście do obiektu.

Na rynku funkcjonuje wiele modeli typu management. Są to szablony nie uwzględniające potrzeb konkretnych nieruchomości. To nie jest dobry kierunek.

W naszym przypadku, staramy się dostosować umowy nie tylko do potrzeb klientów, ale także do specyfiki obiektu właścicieli. Wdrażamy różne koncepcje biur serwisowanych i coworkingu, dostosowując je do konkretnych budynków i projektów, zamiast korzystać z jednego uniwersalnego wzorca.

Analizujemy całość nieruchomości, jej otoczenie, potencjał obecnych najemców i staramy się wprowadzić innowacje, które wyróżnią budynek i podniosą jego standard. Podsumowując, na pierwszym miejscu stawiamy transparentność, a na drugim - innowacyjność i unikalność oferty. Dzięki temu pokazujemy, że zależy nam nie tylko na obecności biura serwisowanego w budynku, ale także na generowaniu dodatkowych przychodów dla właściciela. To już zostało udowodnione - mając nas jako partnera, właściciele mogą zarobić znacznie więcej niż traktując nas jako zwykłego najemcę. Nasz model biznesowy nie opiera się na wynajmie powierzchni w metrach kwadratowych, lecz na dostarczaniu kompleksowych usług w modelu Space as a Service, co przekłada się na większe przychody dla właściciela nieruchomości.

To podejście pozwala na wykorzystanie tych samych metrów kwadratowych w bardziej efektywny sposób, dzięki czemu możemy generować wyższe przychody. Otwieramy się również na klientów zewnętrznych, którzy mogą korzystać z naszych przestrzeni. Posiadamy bogate doświadczenie w organizacji różnorodnych wydarzeń, co pozwala nam na elastyczne dostosowanie przestrzeni do wielu potrzeb.

Na przykład, przestrzeń, która w ciągu dnia służy jako coworking, wieczorem może zostać przekształcona w miejsce do organizacji eventów. Dążymy do tego, aby nasze metry kwadratowe były wykorzystywane bez przerwy, 24 godziny na dobę. To właśnie ta elastyczność i wielofunkcyjność odróżnia nas od konkurencji i przynosi satysfakcję naszym partnerom biznesowym, którzy doceniają wyniki takiej współpracy.

K.F. W obecnych realiach rynkowych, wielu właścicieli nieruchomości decyduje się na samodzielne zarządzanie biurami serwisowanymi. Czy mógłbyś podzielić się swoimi przemyśleniami na temat korzyści i wyzwań związanych z posiadaniem własnych biur serwisowanych?

Y.B.: Obserwując rynek, zauważamy, że coraz więcej właścicieli nieruchomości decyduje się na otwarcie własnych biur serwisowanych. Niektórzy z nich działają w tej branży już od dłuższego czasu, inni dopiero rozpoczynają swoją przygodę, zastanawiając się, dlaczego nie mogliby samodzielnie zarządzać takim biurem. Część z nich decyduje się na stworzenie nowych marek i otwieranie biur pod inną nazwą. Jednak nie zawsze jest to proces prosty i udany. Wynika to z faktu, że właściciele często koncentrują się na metrach kwadratowych, a nie na jakości świadczonych usług. Jeśli biuro serwisowane jest zarządzane przez właściciela nieruchomości, który nie posiada odpowiedniego doświadczenia w branży, może to prowadzić do niższej rentowności i braku elastyczności w porównaniu do firm specjalizujących się w tej dziedzinie. Na przykład, firma New Work, działająca na rynku od ponad dekady, zna swoich klientów i ich potrzeby, co przekłada się na sukces na rynku. W przeciwieństwie do nas, niektóre biura serwisowane zarządzane przez właścicieli nieruchomości pozostają puste lub nie generują oczekiwanych zysków. W mojej opinii, największą zaletą biur serwisowanych jest ich elastyczność. Dla właścicieli nieruchomości, większe korzyści może przynieść współpraca z doświadczonym operatorem biur serwisowanych, który zna reguły rynku i specyfikę tej branży. Uważam, że każdy powinien skupić się na tym, co robi najlepiej, a w przypadku właścicieli nieruchomości, może to oznaczać budowanie portfolio biurowców, a nie zarządzanie biurami serwisowanymi.

Zarządzanie biurami serwisowanymi wymaga to nie tylko odpowiedniej wiedzy i doświadczenia, ale także umiejętności adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych. Dla inwestorów, takich jak fundusze inwestycyjne, które nabywają biurowce, kluczowe jest skomercjalizowanie przestrzeni i generowanie stałych przychodów. Marki z wieloletnim doświadczeniem na rynku, które konsekwentnie zarządzają swoimi biurami, to gwarancja stabilności i dojrzałości w prowadzeniu tego rodzaju działalności.

Podsumowując, nie każdy właściciel jest w stanie efektywnie zarządzać biurem serwisowanym. Często wymaga to wsparcia zewnętrznego partnera lub zatrudnienia wykwalifikowanych zespołów, które mają doświadczenie w tej branży. Sukces w tej dziedzinie zależy od umiejętności wykorzystania dostępnych zasobów, czy to poprzez współpracę, czy poprzez budowanie kompetentnego zespołu.

KF. Czy zauważasz jakieś powszechne błędy na rynku, które mogą służyć jako lekcje dla innych w branży?

YB: Oczywiście! Przede wszystkim, wiele firm nie przykłada należytej wagi do tworzenia biznesplanu lub nie uwzględnia wszystkich niezbędnych aspektów w swoim planie. Często również zdarza się, że biznesplan jest projektowany tylko na krótki okres, na przykład na trzy lata, co jest niewystarczające. Uważam, że biznesplan, zwłaszcza dla biur serwisowanych, powinien być opracowany przynajmniej na pięć lat i zawierać przewidywania dotyczące kosztów inwestycyjnych na różnych etapach rozwoju, aby móc elastycznie reagować na szybko zmieniające się trendy.

Skalowanie działalności jest kluczowe, ale jednocześnie trudne do zarządzania, gdy firma ma apetyt na szybki wzrost. Każdy przedsiębiorca stara się szybko rozwijać sieć swoich biur, co może wydawać się imponujące, gdyż można się pochwalić otwarciem dziesięciu lokalizacji w ciągu roku. Jednakże, taka ekspansja może prowadzić do efektu domina – jeśli nowe lokalizacje nie zostaną szybko wynajęte, cała struktura może zostać zachwiana.

W przypadku umów najmu, kończenie się okresów bezczynszowych może stanowić problem, gdyż niewynajęte biura generują koszty, zamiast przynosić zyski.

I tak jest. Średnio dwa do trzech razy w miesiącu otrzymujemy zapytania o przejęcie powierzchni po innych operatorach.

Niestety, wiele firm nie dostosowało swojego biznesplanu, co skutkuje niemożnością długotrwałego utrzymania lokalizacji. Z drugiej strony, mamy do czynienia z dużymi graczami na rynku, którzy działają od wielu lat. Mówimy tu o firmach z ugruntowaną pozycją, znanej historii i rozbudowanej sieci lokalizacji. Jednakże, rozmawiamy również z klientami, którzy odchodzą od dużych globalnych marek biur serwisowanych. Interesuje mnie, dlaczego rezygnują z tych usług lub szukają innych operatorów. To, co słyszę od nich, potwierdza moje wcześniejsze spostrzeżenia i sprawia, że zauważam kolejny błąd: firmy często nie rozumieją, że ludzie poszukują elastyczności, a nie tyle metrów kwadratowych, ile przestrzeni, w której czują, że ktoś się nimi zaopiekuje. Efekt 'wow' przy pierwszym wejściu i estetycznie urządzone biuro robią wrażenie, ale tylko przez pierwsze dwa tygodnie. Później, gdy klient rozpoczyna działalność w biurze, najważniejsze stają się atmosfera, elastyczność i podejście do klienta. Często słyszymy, że byli ograniczani w różnych aspektach – nie mogli nawet zawiesić czegoś na ścianie w biurze. Dla nas to absurd, gdyż rozumiemy potrzeby klienta. Wybierają oni biuro serwisowane zamiast tradycyjnego, ponieważ nie chcą martwić się codziennymi sprawami, licząc, że ktoś inny zajmie się tym za nich, a sami mogą skupić się wyłącznie na prowadzeniu swojej firmy.

Chciałbym podkreślić, że podejście do klienta powinno być oparte na partnerstwie. Jeśli firma nie traktuje klientów jak partnerów, nie może oczekiwać, że ci pozostaną z nią na dłuższy czas. My przykładamy do tego dużą wagę.

Średni czas współpracy z klientami przekracza trzy lata. To świadczy o naszym podejściu i sukcesie w budowaniu długotrwałych relacji. Co pół roku przeprowadzamy szczegółową analizę potrzeb naszych klientów, aby lepiej dostosować nasze usługi do ich oczekiwań, zamiast wymagać od nich dostosowania się do nas. To właśnie odróżnia nas od dużych graczy i daje przewagę butikowym biurom, które stawiają na personalizowany serwis.

Dziękuję Yuriy za udzielenie nam tego wywiadu. Twoja wiedza i perspektywa na temat przyszłości biur serwisowanych, wellbeingu pracowników oraz wpływu pandemii na rynek pracy wniosły nowe światło na wiele aspektów naszej branży.

YB: Również dziękuję.